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發(fā)布時(shí)間:2017-06-28 來(lái)源:飛視美科技
摘要: 無(wú)論是組織大型還是小型會(huì)議,最重要的就是要開(kāi)出成效,尤其是召開(kāi)一個(gè)相當(dāng)規(guī)模的會(huì)議,首要任務(wù)就是讓眾多與會(huì)者在開(kāi)會(huì)的過(guò)程中有所得,在開(kāi)會(huì)的過(guò)程中讓與會(huì)者充分發(fā)揮才能!
所以,為了讓會(huì)議更加高效,在會(huì)議進(jìn)行期間,會(huì)議籌辦這必須隨時(shí)想到下面這7個(gè)問(wèn)題:
(1)發(fā)言內(nèi)容是否偏離了議題?
(2)發(fā)言內(nèi)容是否出于個(gè)人的利害?
(3)是否全體人員都專心聆聽(tīng)發(fā)言呢?
(4)是否發(fā)言者過(guò)于集中于某些人呢?
(5)是否有從頭到尾都沒(méi)有發(fā)言過(guò)的人呢?
(6)是否某個(gè)人的發(fā)言過(guò)于冗長(zhǎng)呢?
(7)發(fā)言的內(nèi)容是否朝著結(jié)論推進(jìn)呢?
我們都知道,會(huì)議的籌辦者或者說(shuō)主持人對(duì)于會(huì)議的順利召開(kāi)有著非常重要的作用。一旦發(fā)現(xiàn)會(huì)議偏離的以上七個(gè)問(wèn)題的軌道,就要及時(shí)進(jìn)行控制。
“開(kāi)會(huì)開(kāi)這么久還做不出結(jié)論!”這是很多人參會(huì)時(shí)經(jīng)常遇到的情況。這種情況進(jìn)場(chǎng)是由于討論偏離了主題造成的,對(duì)此,發(fā)現(xiàn)與會(huì)者的討論偏離主題時(shí),要立刻拉回正題。這樣還是無(wú)法討論出結(jié)果時(shí),主持人可以要求相關(guān)人員第二天做出結(jié)論!
有些會(huì)議的問(wèn)題出在沒(méi)人發(fā)言,反應(yīng)不佳。主持人事先把題目細(xì)分成幾個(gè)子題,與會(huì)者就比較容易貢獻(xiàn)自己的智慧。主持人事先沒(méi)有準(zhǔn)備,讓與會(huì)者當(dāng)場(chǎng)才思考、發(fā)表意見(jiàn),效率會(huì)非常低。如果主持人讓與會(huì)者發(fā)表自己針對(duì)主題事先想好的結(jié)論,就容易歸納各方意見(jiàn)!
此外,會(huì)議主持人要避免自己過(guò)多發(fā)言,主持人是主,與會(huì)者是客,讓客人盡量多發(fā)言才是正確的做法,不可反主為客。主持人的主要功能是維持會(huì)議秩序、節(jié)奏和程序正義,而不是發(fā)表演說(shuō)者!
當(dāng)然,除了會(huì)議當(dāng)中的努力,事前也要多溝通。有些問(wèn)題如人事問(wèn)題等,如果事先不充分溝通,會(huì)議當(dāng)場(chǎng)是很難解決的!
最后當(dāng)然是確立會(huì)議中不能做的事,避免干擾。如會(huì)議前取下與會(huì)議無(wú)關(guān)的裝飾海報(bào),關(guān)掉音樂(lè);讓參會(huì)人員在會(huì)議過(guò)程中關(guān)閉手機(jī)或調(diào)為靜音;不要帶來(lái)“群眾演員”,避免在不恰當(dāng)?shù)牡攸c(diǎn)加入會(huì)議。
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